Este procedimiento indica las acciones para otorgar, negar, mantener, ampliar, reducir, renovar, suspender o restaurar después de una suspensión, y retirar la certificación.

1. Otorgar la certificación

Una vez que el solicitante cumpla con los requisitos establecidos en los Procedimientos y Anexos Técnicos, el ONNCCE podrá otorgar la certificación de acuerdo a la vigencia indicada en el Procedimiento o en el Anexo Técnico correspondiente.

2. Rechazar la certificación

ONNCCE llevará una revisión de la solicitud y de la información que sea ingresada por el cliente a fin de asegurarse que puede brindar el servicio.

Para el caso de normas y estándares de producto, no se podrá ofrecer el servicio en tanto no se hayan completado los requisitos correspondientes, informando al cliente vía correo los motivos por los cuales no se puede brindar la certificación.

Para empresas que aspiren a obtener la certificación de Sistemas de Gestión, se rechazará la certificación cuando el sector al que pertenezca o el área al que se dedica la empresa no se tenga acreditado, informando al cliente vía correo los motivos por los cuales no se puede brindar la certificación.

Cuando el ONNCCE rechace la certificación notificará vía correo electrónico los motivos por los cuales no puede ofrecer el servicio.

3. Mantener la certificación

De acuerdo a los Procedimientos, se realizan visitas de vigilancia con objeto de constatar que se mantienen las mismas condiciones que permitieron otorgar la certificación inicial.

Durante las visitas de vigilancia, el representante del ONCCE deberá verificar el uso de la marca de conformidad “ONNCCE”, así como cualquier referencia de certificación del producto o del SGC.

4. Ampliar la certificación

Las ampliaciones de los certificados emitidos por el ONNCCE se efectúan considerando los criterios de agrupación en familia descritos en los Anexos Técnicos correspondientes. Asimismo, se podrán emitir ampliaciones de certificado a Instituciones, Cámaras, Dependencias, etc. con las que exista convenio para tal efecto.

Para efectos de esta actividad, el solicitante deberá entregar al Organismo la solicitud por escrito y el certificado original para la sustitución del mismo (cuando aplique) junto con el pago por este servicio.

5. Suspensión de la certificación

Cuando una empresa se encuentre en los casos de los puntos 5.1 y 5.2, el Coordinador de Certificación (CC) procederá a emitir el AVISO DE SUSPENSIÓN DE CERTIFICADO, en el cual se le informe a la empresa la(s) causa(s) que origina(n) dicha suspensión, dando 5 días hábiles para manifestar lo que a su derecho convenga. Una vez transcurridos los 5 días y en caso de que en este periodo no se hayan subsanado los motivos de la suspensión, el CC emitirá el oficio de SUSPENSIÓN; en caso contrario se retirará la suspensión.

La notificación de la suspensión será dirigida al representante legal de la empresa a través de un oficio. El oficio deberá ser enviado al cliente por correo electrónico, así como por un servicio de paquetería, debiéndose verificar la recepción de éste. En dicho comunicado se deberá solicitar como mínimo lo siguiente:

  • No hacer uso del certificado original o bien utilizar copias o reproducciones de éste como lo establece el contrato de prestación de servicios; y
  • Retirar de la documentación técnica y publicitaria, cualquier referencia posible a la certificación.

El CC deberá dar seguimiento al uso de la marca, revisando la información comercial del cliente sobre la cual se haya otorgado la autorización de uso de la marca de conformidad ONNCCE, así como la página Web en caso de contar con ésta, para corroborar que no se utilice o mencione cualquier información referente a la certificación de su producto. En caso de observar que no se han eliminado las referencias de certificación, el CC deberá dar aviso a la empresa en primera instancia a través de correo electrónico. Si al tercer aviso la empresa mantiene alguna referencia de certificación, se procederá conforme al Anexo B del último contrato de prestación de servicios que se tenga firmado. Durante este periodo se llevará a cabo la publicación de la transgresión en la página Web del Organismo.

El cliente deberá subsanar los motivos de la suspensión en un plazo no mayor de 60 días naturales o en su caso, de acuerdo con los plazos establecidos en los criterios particulares indicados en el punto 5.2 del presente procedimiento. De no atender en tiempo y forma, se procederá a retirar el certificado.

Los motivos por los cuales se puede realizar la suspensión del certificado son los siguientes:

5.1 Criterios generales:

  • Por no cerrar las No Conformidades:
    Si no se presentan las evidencias para la atención y cierre de las no conformidades en el tiempo establecido en los registros correspondientes se procederá a suspender el certificado. (sólo aplica para visitas de vigilancia).

    Para el caso de evaluaciones iniciales y renovaciones, en caso de no atender las no conformidades de acuerdo con el tiempo establecido en el informe de evaluación/auditoría, se informará al cliente por escrito que su trámite podría ser cancelado en caso de que no se atiendan durante el plazo establecido para completar el expediente de acuerdo con lo indicado en el Procedimiento aplicable.

  • Por falta de pagos en tiempo: Cuando el cliente no realice los pagos dentro de un plazo no mayor a los cuatro meses posteriores a la evaluación o muestreo según sea el caso.

  • Por no haberse realizado la visita de vigilancia o auditorías de seguimiento o de renovación:
    Cuando la visita de vigilancia no se realice en el plazo establecido en el Procedimiento correspondiente por causas imputables al cliente.

En caso de que el cliente no tenga mercancía o así lo juzgue pertinente, el ONNCCE junto con el cliente reprogramará la visita de vigilancia, siempre y cuando no exceda los plazos establecidos en el Procedimiento correspondiente.

Si a la fecha de la reprogramación el cliente sigue sin tener producto, deberá enviar un oficio en papel membretado firmado por su representante legal, manifestando bajo protesta de decir verdad que no se cuenta con producto en ninguna bodega, fábrica o punto de venta del país. En tal caso, la suspensión no se efectuará; sin embargo, el cliente se obliga a notificar al ONNCCE cuando cuente con el producto para poder efectuar la vigilancia. Asimismo, el Organismo informará al cliente que no se podrá realizar la renovación de la certificación mientras no se haya cerrado la vigilancia.

  • Por incumplimiento de los valores especificados en los informes:
    Cuando se presenten los informes de resultados de pruebas y estos no estén de conformidad con las especificaciones de la norma y/o estándar, el certificado se suspenderá. El cliente deberá enviar las muestras testigo o solicitar un segundo muestreo para la repetición de las pruebas, de conformidad con el artículo 144 de la Ley de Infraestructura de la Calidad (LIC).

Si las muestras (testigo o segundo muestreo) siguen incumpliendo los requisitos de la norma y/o estándar, se dará aviso a las autoridades competentes, para actuar de conformidad con lo establecido en la LIC.

No podrá realizarse el cierre de la vigilancia y en su caso la renovación de la certificación, en tanto no se demuestre el cumplimiento de la norma y/o estándar y sea constatada la efectividad de las correcciones realizadas.

Nota: Se esperarán los informes correspondientes para la valoración de los mismos y hasta que no se demuestre el cumplimiento de la norma y/o estándar en cuestión, los certificados quedarán suspendidos.

  • Por notificación de irregularidades en el alcance de la certificación:
    Cuando el cliente ha dejado de cumplir de forma persistente o grave los requisitos de la certificación, incluidos los requisitos relativos a la eficacia del Sistema de Gestión (cuando aplique).

Si el ONNCCE recibe la notificación del incumplimiento en el alcance otorgado del certificado, se hará de conocimiento al cliente de dicha deficiencia mediante un oficio para que dé respuesta del mismo. En este caso, si no hay respuesta por parte del cliente dentro de 5 días hábiles a partir de la recepción del oficio, se procederá a formalizar la suspensión.

  • Cuando no se entreguen los informes en tiempo:
    Si no entrega al ONNCCE los informes de resultados dentro de los 60 días naturales posteriores a la realización de la visita; los casos particulares se determinan en el punto 5.2.
  • Cuando el cliente certificado haya pedido voluntariamente una suspensión:
    La suspensión de la certificación se publicará en la página Web y se notificará según sea el caso a las autoridades pertinentes. La certificación del cliente se invalida temporalmente.

5.2 Criterios particulares:

5.2.1 Para el caso de las normas CONAGUA:

  • Cuando no se demuestre la autenticidad de los informes:
    Cuando el cliente no demuestre la autenticidad de los informes de resultados de prueba a través de la orden de cobro u orden de servicio según sea el caso; así como la factura de pago o documento que acredite el pago correspondiente.

En este caso, el cliente deberá subsanar los motivos de la suspensión en un plazo no mayor de 15 días naturales. De no atender en tiempo y forma, el ONNCCE procederá la cancelación del certificado.

  • Cuando no se entreguen los informes en tiempo:
    Si no entrega al ONNCCE los informes de resultados dentro de los 90 días naturales posteriores a la realización de la visita.

Para este caso se podrá otorgar al cliente una prórroga de 30 días naturales contados a partir de la fecha límite para entrega de informes, siempre y cuando ingrese al Organismo una carta que indique los motivos por los cuales no se presentaron los informes en tiempo y el ONNCCE lo acepte. El cliente debe subsanar los motivos de la suspensión. De no atender en tiempo y forma, el ONNCCE procederá a la cancelación del certificado.

5.2.2 Para el caso de los estándares (antes NMX):

  • Cuando no se entreguen los informes en tiempo:
    Si no entrega al ONNCCE los informes de resultados dentro de los 60 días naturales posteriores a la realización de la visita, a menos de que el Anexo Técnico del estándar en cuestión indique lo contrario o bien el tiempo de pruebas supere los 60 días naturales.

En caso de que por causas imputables al laboratorio no se pueda entregar el informe dentro de este periodo, se podrá otorgar al cliente una prórroga de 30 días naturales contados a partir de la fecha límite para entrega de informes, siempre y cuando ingrese al Organismo una carta que indique los motivos por los cuales no se presentaron los informes en tiempo y el ONNCCE lo acepte.

5.2.3 Para el caso de empresas con vigilancias con alcance renovación y certificaciones bajo las NOM de SE clase B: 

  • Cuando se reciban informes posteriores al vencimiento del certificado (normas SE):  

Para el caso de las certificaciones clase B de la Secretaría de Economía solamente se podrá llevar a cabo la renovación cuando la visita de vigilancia haya sido cerrada de manera satisfactoria. La visita de vigilancia podrá ser cerrada bajo las siguientes dos modalidades: 

  1.  Durante la vigencia del certificado. 
  2.  Posterior al vencimiento del certificado. 

En ambos casos, el CC emitirá un oficio en el cual informa al cliente del mantenimiento de la certificación o bien que se da por atendida la vigilancia del certificado según corresponda. 

Cuando los informes de resultados de pruebas se reciban una vez vencido el certificado por causas imputables al cliente, se podrá realizar la renovación siempre y cuando se reciban a los tres meses vencido el certificado y se encuentren vigentes. En caso de que la causa sea imputable a laboratorio, el CC pondrá a disposición de la Gerencia la situación del cliente para establecer las acciones.

Para clientes que no realicen su visita de vigilancia en los plazos establecidos en los Anexos Técnicos y el Procedimiento aplicable, y no se lleve a cabo el cierre de vigilancia durante la vigencia del certificado a causa de falta de existencia de producto en el país por no contar con el número de aprobación emitido por CENAM; ONNCCE emitirá una carta aduanal con una vigencia de un mes para permitir la importación del producto del certificado vencido una vez que el cliente le informe la fecha próxima de la importación, con la finalidad de que el cliente pueda llevar a cabo el cierre de su vigilancia, y los plazos para llevar a cabo la renovación estarán sujetos a lo indicado en el Anexo Técnico correspondiente. 

Por otra parte, en caso de que los informes de resultados de pruebas de laboratorio que se reciban posterior al vencimiento del certificado y no demuestren cumplimiento al 100% con la norma, se emitirá un oficio de incumplimiento de norma y estará sujeto a las disposiciones de éste. 

  • Cuando se reciban informes posteriores al vencimiento del certificado (visitas de vigilancia con alcance de renovación):  

Para el caso de las certificaciones en que la visita de vigilancia se utilice para la renovación del certificado y que los informes de resultados de pruebas de laboratorio que se reciban posterior al vencimiento del certificado o bien su periodo de suspensión se encuentre fuera de la vigencia y no demuestren cumplimiento al 100% con la norma, se emitirá un oficio de incumplimiento de norma y estará sujeto a las disposiciones de éste.

5.2.4 Para el caso de la NOM-018-ENER-2011: 

  • Cuando no se entreguen los informes en tiempo:

Si el cliente no entrega al ONNCCE los informes de resultados dentro de los 60 días naturales posteriores a la realización de la visita. En caso de que por causas imputables al laboratorio no se pueda entregar el informe dentro de este periodo, se podrá otorgar al cliente una prórroga de 30 días naturales contados a partir de la fecha límite para entrega de informes, siempre y cuando ingrese al Organismo una carta que indique los motivos por los cuales no se presentaron los informes en tiempo, y el ONNCCE lo acepte.

6. Restaurar la certificación

En caso de que el cliente realice las actividades necesarias y subsane los motivos de la suspensión dentro del periodo establecido, se procederá a levantar la suspensión y a restaurar la certificación, informando de esto al cliente de forma escrita y realizando las modificaciones pertinentes al listado de empresas publicado. Asimismo, se informará al cliente de forma escrita y en caso de aplicar, que podrán hacer uso de la marca de conformidad ONNCCE en apego al Anexo B del contrato, a partir del momento en que se emite el comunicado.

Para el caso de empresas certificadas bajo la ISO 9001 vigente, cuando su certificación ha expirado, se podrá restaurar la certificación dentro de los 6 meses siguientes siempre y cuando se hayan completado las actividades de renovación de la certificación pendientes. De otro modo, se debe realizar mínimo una etapa 2. La fecha de vigencia del certificado debe ser la fecha de la decisión de la nueva certificación o una posterior, y la fecha de expiración se debe basar en el ciclo de certificación anterior.

7. Reducción de la certificación

Para efectos de esta actividad, cuando aplique, el solicitante deberá entregar al Organismo la solicitud por escrito y el certificado original para la sustitución del mismo.

  • El organismo reduce el alcance de la certificación para excluir las partes que no cumplen con los requisitos, cuando el cliente certificado ha dejado de cumplir de forma persistente o grave con los requisitos de la certificación o del producto y/o servicio;
  • Cuando el cliente así lo solicite; y
  • Conforme a lo establecido en los Anexos Técnicos correspondientes.

Cualquier reducción del alcance debe estar conforme con los requisitos de la norma y/o estándar utilizado para la certificación.

Una vez que se lleve a cabo la reducción por los motivos anteriormente descritos, el ONNCCE realizará la sustitución del certificado con el nuevo alcance e informará de forma escrita al cliente que podrá hacer uso de la marca de conformidad ONNCCE para el nuevo alcance certificado, en apego al Anexo B del contrato, y que deberá eliminar toda referencia a la certificación del producto o servicio que se eliminó del certificado original. Asimismo, el ONNCCE realizará la actualización que aplique en el listado de empresas certificadas. 

8. Retirar la certificación

En caso de que el cliente se encuentre en los motivos "b" y/o "c" desscritos en el siguiente párrafo, el CC procederá a informar a través oficio, el aviso de cancelación. El cliente tendrá los 5 días hábiles posteriores a la recepción del oficio para atender el (los) motivo (s) de la cancelación. En caso de que el cliente no los atienda, el CC procederá a formalizar la cancelación. Si el cliente se encuentra en el motivo "a" indicado a continuación, no será necesario emitir el aviso de cancelación, por lo que el CC enviará el oficio de cancelación correspondiente

Los motivos por los cuales se puede realizar la cancelación del certificado son los siguientes:

  1. A solicitud del cliente;
  2. Cuando se detecten irregularidades en el uso de la marca ONNCCE o del certificado de conformidad (de acuerdo con lo indicado en el reglamento de certificación y concesión del uso de la marca.); y
  3. Cuando no se subsanen los motivos de la suspensión en los plazos establecidos.

En caso de sanción o previo a la cancelación, el interesado podrá hacer uso del procedimiento de apelación si lo juzga conveniente.

La notificación del retiro de la certificación será dirigida al representante legal de la empresa a través de un oficio. El oficio deberá ser enviado al cliente por correo electrónico, así como por un servicio de paquetería, debiéndose verificar la recepción del mismo. En dicho comunicado se deberá solicitar como mínimo lo siguiente:

  • Devolver el certificado original como lo establece el contrato de prestación de servicios;
  • No utilizar copias o reproducciones del mismo; y
  • Retirar de la documentación técnica y publicitaria de cualquier referencia posible a la certificación.

Como parte del seguimiento al uso de la marca, el CC revisará la información comercial del cliente sobre la cual se haya otorgado la autorización de uso de la marca de conformidad ONNCCE, así como la página Web en caso de contar con ésta, para corroborar que no se utilice o mencione cualquier información referente a la certificación de su producto. En caso de observar que no se han eliminado las referencias de certificación, el CC deberá dar aviso a la empresa en primera instancia a través de correo electrónico. Si al tercer aviso la empresa mantiene alguna referencia de certificación, se procederá conforme al Anexo B del último contrato de prestación de servicios que se tenga firmado. Durante este periodo se llevará a cabo la publicación de la transgresión en la página Web del Organismo.
Por su parte el ONNCCE suprimirá el registro de certificación de cualquier documento publicitario y toda referencia de la empresa. Asimismo, procederá a retirar y anular el certificado correspondiente. Además, hará llegar a la Dependencia competente, según aplique, la notificación de dicho retiro y se publicará en la página Web de ONNCCE.

Cuando se cumpla el plazo de vigencia del certificado, éste quedará obsoleto.

9.Renovar la certificación

Para la renovación del certificado se deben cumplir los requisitos establecidos en los Procedimientos correspondientes.

Para más información, puede solicitar el  documento completo PA-10 E01 V01 del 15-04-24 al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

 

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